Digital onboarding – så lyckas du

Att få till en bra introduktion för en ny medarbetare är viktigare än man tror. De företag som är bäst på att ta hand om sina nyanställda har 2,5 gånger högre tillväxt och 1,9 gånger högre vinstmarginal än de företag som är sämst, enligt en rapport från Boston Consulting Group.

Men hur säkerställer man att en ny medarbetare känner sig omhändertagen när introduktionen måste ske på distans? Det kanske blir längre startsträcka än vanligt, men med goda förberedelser så bör det gå galant!

1. Förbered det digitala
Likt en ”fysisk” onboarding är det viktigt med förberedelser, så kallad pre-onboarding. En digital onboarding ställer däremot högre krav på förberedelser, just för att eventuella problem inte kan lösas på plats och för det är svårare att visa den nyanställde hur något går till när man inte kan sitta bredvid varandra.

Därför gäller det att vara extra noggrann med de digitala förberedelserna. Har den nyanställde alla nödvändiga användarnamn och lösenord? Är hens konton uppsatta och accessrättigheter i ordning? Stäm av med IT-avdelningen eller er IT-person i god tid inför den nyanställdes första dag, så att inga av de digitala aspekterna strular första veckan.

2. Utse en mentor
När man inte kan ses fysiskt på ett kontor kan det kännas svårare än vanligt för den nyanställde att få svar på sina frågor – det finns inte riktigt någon vid ”skrivbordet bredvid” som man snabbt kan bolla något med. Utse därför en mentor till den nyanställde, där syftet är att den nyanställde alltid ska ha någon att vända sig till med funderingar. Mentorn kan vara en chef, men det kan också vara en kollega.

Det är viktigt att mentorn har löpande avstämningar med den nyanställde så att ingenting faller mellan stolarna. Vilka utmaningar har dykt för den nyanställde sedan sist? Vet hen vad som behöver göras den närmsta tiden? Som mentor kan man med fördel boka in löpande avstämningar en eller två gånger i veckan de första veckorna.

3. Hälsa välkommen digitalt
På en fysisk arbetsplats är det naturligt att man som ny hälsas välkommen. Om alla jobbar hemifrån, och dessutom har mycket att göra, är det inte lika självklart att detta görs ordentligt. Som ansvarig för onboarding av en ny kollega är detta något att ha i åtanke.

Ett sätt att välkomna en ny kollega ordentligt är att planera in ett videomöte på den nyanställdes första dag. Det här mötet kan sammanfalla med ett exempelvis ett veckomöte, men kan också vara specifikt vigt åt att hälsa den nya kollegan välkommen. Det viktiga här är att den nyanställde får ett ansikte på sina nya kollegor och att man avsätter tid som specifikt går ut på att låta de nya kollegorna bekanta sig med varandra.

4. Boka in morgonmöten
Ett enkelt tips för att få in en ny kollega i rytmen på jobbet är att ha inplanerade avstämningar varje morgon med sitt närmsta team. Förutom att det skapar en rutin för den nyanställde så är det också ett bra tillfälle att snabbt och effektivt skapa lite sammanhållning med teamet i stort.

Avstämningarna bör vara mycket korta, max 15 minuter. Se detta som ett tillfälle att säkerställa att alla medarbetare har påbörjat sin arbetsdag och kolla om någon behöver avlastning.

5. Planera in ”en kaffe”
Vi vet alla hur rörigt det kan kännas de första veckorna på ett nytt jobb. Ett enkelt sätt att skapa lite ordning i jobbvardagen för en ny medarbetare är att be den nyanställde planera in ”en kaffe” med sina nya kollegor.

Med ”en kaffe” avses ett kort videomöte på max en halvtimme – med eller utan kaffe – där den nyanställde får lära känna varje ny kollega i det närmsta teamet lite bättre. Syftet är att skapa en informell miljö där den som redan arbetat på företaget ett tag kan berätta mer om sin roll, sina ansvarsområden och även lite om sig själv. Om den nyanställde får planera in dessa möten själv ger det dessutom hen en tydlig arbetsuppgift under de första lugna veckorna.